Cuando las personas administran datos, hay tres formas fundamentalmente diferentes de agregar valor:
- computación
- Almacenamiento y recuperación
- Reenviar y compartir.
Para la computación a nivel de aritmética simple, no puede superar a Excel. Incluso si usted es un programador experimentado, puede crear una hoja de cálculo en una fracción del tiempo que le tomará escribir y depurar un programa de computadora. Incluso puede agrupar los datos en tablas y usar las funciones de búsqueda para obtener algunas de las ventajas que obtiene con las consultas. La tabla dinámica y las características gráficas hacen que el resumen de los datos sea simple y fácil.
Para el almacenamiento y la recuperación a nivel de archivo / documento, Excel es tan útil como MS Word o MS Access. Para la recuperación a nivel de consultas SQL, MS Access funciona mucho mejor que Excel, aunque Access está muy limitado, ya que sabrá si alguna vez ha comparado Access con un DBMS de potencia industrial.
Para compartir datos, Excel es extremadamente primitivo. La mayoría de las tiendas que adoptan Excel por contagio tienen problemas en este punto. Su pregunta sugiere que este es el caso en su tienda.
Hay varios problemas al introducir bases de datos en un lugar que no está listo para las bases de datos. Uno es político. Las personas que manejan sus hojas de cálculo pueden reconocer el problema general del sistema, pero están extremadamente complacidas con el control que tienen sobre su propia pequeña parte de los datos. Puede esperar resistencia si intenta sustituir la administración central y el control por la solución descentralizada que tiene ahora. Parte de esa resistencia está justificada.
Otro es el costo de las bases de datos. Como ya se ha indicado en otra respuesta, las desventajas de la base de datos pueden superar las ventajas.
Otra es la credibilidad de las bases de datos. Las personas que ponen datos en las bases de datos generalmente lo hacen porque es su trabajo o tal vez obtener algo para ellos mismos, como hacer un pedido en un sitio web. No lo hacen por espíritu de comunidad. Al menos, no mucho. Sin buenos insumos, la base de datos nunca gana credibilidad.
Una solución en la que estoy trabajando ahora en un sitio donde las hojas de cálculo se están poniendo de manifiesto es en la creación de una base de datos de prototipos en MS Access. Hay un claro inconveniente en esto: las personas pueden aprender algo incorrecto sobre las bases de datos, algo que tendrán que desaprender en una etapa posterior de la evolución. También creo que las características de informes de Access son muy deficientes. y si está pensando en usuarios concurrentes, debe pensar más allá del acceso, aunque Access está progresando en ese sentido.
Me gustan tres cosas sobre Access: es simple, rápido y barato producir prototipos primitivos. Casi no hay curva de aprendizaje, especialmente si ya comprende el análisis de datos y la composición de la tabla.
Segundo, es menos intimidante que un gran DBMS centralizado. Cuando se muestra a los usuarios cómo abrir una tabla de Access en la vista de tabla, con solo hacer clic en ella, pierden el miedo a las tablas. Y el hecho de que un solo archivo almacene los datos, las definiciones de los datos y la aplicación simplifica las cosas para las personas que no piensan en términos de sistemas.
Tercero, juega bien con Excel y Word. copiar una tabla o consulta en una hoja de cálculo de Excel es tan simple como hacer clic en un botón.
Antes de poder llegar a este punto, tuve que superar una actitud un tanto sórdida sobre Access. No es SQL Server u Oracle. Pero tiene sus usos, siempre que entienda las limitaciones
Habiendo dicho todo esto, todavía se enfrentará a una tarea monumental cuando llegue el momento de cambiar su tienda de muchas bases de datos de Access pequeñas a una única base de datos integrada a gran escala, con administración profesional y recursos compartidos.