¿Qué métodos están disponibles para mostrarles a los colegas las ventajas de una solución de base de datos + aplicación sobre Excel?

Cuando las personas administran datos, hay tres formas fundamentalmente diferentes de agregar valor:

1. computación
2. Almacenamiento y recuperación
3. Reenviar y compartir.

Para la computación a nivel de aritmética simple, no puede superar a Excel. Incluso si usted es un programador experimentado, puede crear una hoja de cálculo en una fracción del tiempo que le tomará escribir y depurar un programa de computadora. Incluso puede agrupar los datos en tablas y usar las funciones de búsqueda para obtener algunas de las ventajas que obtiene con las consultas. La tabla dinámica y las características gráficas hacen que el resumen de los datos sea simple y fácil.

Para el almacenamiento y la recuperación a nivel de archivo / documento, Excel es tan útil como MS Word o MS Access. Para la recuperación a nivel de consultas SQL, MS Access funciona mucho mejor que Excel, aunque Access está muy limitado, ya que sabrá si alguna vez ha comparado Access con un DBMS de potencia industrial.

Para compartir datos, Excel es extremadamente primitivo. La mayoría de las tiendas que adoptan Excel por contagio tienen problemas en este punto. Su pregunta sugiere que este es el caso en su tienda.

Hay varios problemas al introducir bases de datos en un lugar que no está listo para las bases de datos. Uno es político. Las personas que manejan sus hojas de cálculo pueden reconocer el problema general del sistema, pero están extremadamente complacidas con el control que tienen sobre su propia pequeña parte de los datos. Puede esperar resistencia si intenta sustituir la administración central y el control por la solución descentralizada que tiene ahora. Parte de esa resistencia está justificada.

Otro es el costo de las bases de datos. Como ya se ha indicado en otra respuesta, las desventajas de la base de datos pueden superar las ventajas.

Otra es la credibilidad de las bases de datos. Las personas que ponen datos en las bases de datos generalmente lo hacen porque es su trabajo o tal vez obtener algo para ellos mismos, como hacer un pedido en un sitio web. No lo hacen por espíritu de comunidad. Al menos, no mucho. Sin buenos insumos, la base de datos nunca gana credibilidad.

Una solución en la que estoy trabajando ahora en un sitio donde las hojas de cálculo se están poniendo de manifiesto es en la creación de una base de datos de prototipos en MS Access. Hay un claro inconveniente en esto: las personas pueden aprender algo incorrecto sobre las bases de datos, algo que tendrán que desaprender en una etapa posterior de la evolución. También creo que las características de informes de Access son muy deficientes. y si está pensando en usuarios concurrentes, debe pensar más allá del acceso, aunque Access está progresando en ese sentido.

Me gustan tres cosas sobre Access: es simple, rápido y barato producir prototipos primitivos. Casi no hay curva de aprendizaje, especialmente si ya comprende el análisis de datos y la composición de la tabla.

Segundo, es menos intimidante que un gran DBMS centralizado. Cuando se muestra a los usuarios cómo abrir una tabla de Access en la vista de tabla, con solo hacer clic en ella, pierden el miedo a las tablas. Y el hecho de que un solo archivo almacene los datos, las definiciones de los datos y la aplicación simplifica las cosas para las personas que no piensan en términos de sistemas.

Tercero, juega bien con Excel y Word. copiar una tabla o consulta en una hoja de cálculo de Excel es tan simple como hacer clic en un botón.

Antes de poder llegar a este punto, tuve que superar una actitud un tanto sórdida sobre Access. No es SQL Server u Oracle. Pero tiene sus usos, siempre que entienda las limitaciones

Habiendo dicho todo esto, todavía se enfrentará a una tarea monumental cuando llegue el momento de cambiar su tienda de muchas bases de datos de Access pequeñas a una única base de datos integrada a gran escala, con administración profesional y recursos compartidos.

Me gustaría agregar algunas ideas / pensamientos a la buena respuesta de @ WalterMitty.

Tiene razón en que realmente depende del propósito de los archivos de Excel. Sin embargo, agregaría que si contienen reglas Y datos complejos, podría pensar en aprovechar el poder de los motores de reglas. Motores de reglas como Drools , OpenRules o OpenL Tablets le permite usar archivos de Excel para almacenar las reglas de negocios y (al menos para Drools que conozco), para actualizar estas reglas sobre la marcha.

Es una excelente manera para que las personas con mentalidad comercial mantengan el control de sus ... negocios y separen adecuadamente el negocio del datan que es su trabajo, o al menos el trabajo del departamento de TI. Creo que la gente de negocios estaría de acuerdo en que el almacenamiento, mantenimiento y copia de seguridad deberían tomarse de sus hombros. Deberías asustarlos un poco con la parte de respaldo de hecho:

• ¿Qué pasaría si el disco duro del tipo muere repentinamente?
• ¿Qué pasaría si el archivo se daña, se elimina o se restablece inadvertidamente?
• Si migramos a Excel 2013 desde Excel 2007, ¿todo irá bien?

Ahora, si sigue ese camino, piense también en el hecho de que si agrega bases de datos, será su trabajo mantener su salud e integridad. Es decir, debe concebir una forma o preparar su infraestructura de TI para mantener las copias de seguridad de los datos. Aunque no es tan sofisticado como las bases de datos de Oracle o IBM, Microsoft Access puede producir copias de seguridad (aunque no estoy seguro de que esto pueda ser automatizado).

Por último, pero no menos importante, si aceptan, no olvide que necesitaría a alguien que analice los datos comerciales, conciba la base de datos, prepare un plan de migración, permita que los empresarios presenten planes de evolución, etc. Dependiendo de la cantidad de datos, puede ser un proyecto de TI de cierto tamaño, y lo más probable es que seas responsable de ello . ¡Prepárate! :-)

Cuando intenta persuadir a las personas sobre las ventajas de usar un sistema diferente, debe evitar intentar persuadirlas.

Sé que suena muy extraño.

Pero lo que quiero decir es esto:

A las personas les gusta usar el sistema actual. Funciona para ellos. Es fácil de usar y rápido para hacer cambios. Para persuadir a las personas de que utilicen otro sistema, trátelas como adultos:

Diseñe los pros y los contras de excel y de un enfoque de base de datos. Explique las consecuencias a corto y largo plazo de cada uno. Si puede mencionar todos los beneficios de AMBOS y aún persuadir a la gente para que cambie, entonces ha presentado un argumento suficientemente convincente. La clave es que THEM tome la decisión de que un enfoque de base de datos se basa mejor en los hechos y conceptos que ha presentado.

El problema que tuvimos fue el de diferentes hojas de Excel con diferentes propósitos pero con los mismos contactos. Entonces, cuando un contacto cambiara su dirección, sería difícil sincronizar todo excel y mientras su dirección fue cambiada en la hoja de excel 1, todavía recibiría correo porque la hoja de excel 2 no estaba actualizada.

Resolvimos esto con una base de datos central de clientes.

Trabajé para una organización que tenía hojas de cálculo por todo el lugar, en gran parte porque los recursos de TI estaban totalmente sobrecargados. Habrían movido esto a una aplicación si fuera posible, simplemente no era posible.

Una de las cosas que hice después de abandonar la organización fue crear una herramienta para generar programas de mantenimiento de tablas C # / SQL Server a partir de hojas de cálculo de Excel. Asume que el encabezado de la columna es el nombre de la columna para propósitos de construcción de tablas y etiquetado de campos. Sin embargo, este es un instrumento crudo. Acabó acostumbrándose a cosas que no tienen nada que ver con Excel.

Los problemas que habíamos encontrado en varias categorías:

• Validación: cuando las reglas de validación son complicadas, las personas tienen que Mantener los procedimientos en su cabeza. Es posible diseñar el hoja de cálculo con declaraciones 'si' en todo el lugar, siempre y cuando la gente entiende cómo funcionan estos.

• Compartir: como se señaló en otra parte, si una persona tiene un recurso compartido de red hoja de cálculo abierta para lectura / escritura que otros usuarios solo pueden leer. Éramos no en el punto en que pudiéramos abrir una hoja de cálculo en una colaboración modo. Esa era otra cosa que la gente de TI no podía manejar en el tiempo.

• Coherencia del esquema: en la situación en la que estaba, teníamos una hoja de cálculo para cada estado: el formato era común pero los datos de estado por estado Viajé en archivos separados. Si alguien hizo un uso creativo de un Luego, todos tuvieron que estar de acuerdo con este uso, que no siempre fue asegurado.

Las hojas de cálculo estaban siempre en un recurso compartido de red y se realizó una copia de seguridad del servidor cada noche, por lo que nada de esto fue un problema. También existía la clara posibilidad de que uno de ellos fuera enviado por correo electrónico accidentalmente a un destino al que no pertenecía. Si bien la probabilidad de un daño real fue leve en este caso, la organización fue una de las cuales "dar el ejemplo" fue fundamental para su credibilidad. Ese tipo de desorden hubiera sido embarazoso.

Vi un anuncio en Craigslist donde alguien necesitaba un "Gurú de Excel". Se lo pasé a un amigo que estaba entre los trabajos, y descubrió que la compañía tenía un sistema de estimación de contratos de construcción que operaba en sitios en todo el estado. Alguien aquí había manipulado arbitrariamente el sistema para "hacer que funcionara más en su estilo". Cualquiera que fuera el estilo, había causado mucho daño. Pasó varios días arreglando eso. Apenas había entregado su trabajo y se les pagó, lo llamaron para arreglar otro en otra ciudad. La misma historia: alguien lo 'arregló' arbitrariamente para hacer lo que quería. Este fue aún peor.

Los sistemas complicados como este deben estar "fuera del alcance" de la personalización ad hoc.