¿Métodos efectivos para administrar las tareas de trabajo? (documentar / recordar / priorizar) [cerrado]

Para la solución en papel

Por lo general, obtengo un cuaderno de bocetos sin líneas con páginas perforadas como la que puede encontrar en Barnes & Noble con una cinta adjunta para marcar la página.

Nota: compartiría un enlace pero no pude encontrarlos en su tienda en línea. De lo que estoy hablando son los libros de tapa dura de 8 1/2 "X 11"

Prefiero el papel para el trabajo diario porque tiendo a dibujar muchos diagramas para describir mis ideas (lo que es difícil de hacer con las listas TODO del software normal) y algunas veces es útil poder grabar cosas en el libro.

Para cada ciclo (un día / semana o algún otro incremento de tiempo preferido) asigno algunas páginas para todos de una sola línea. Las páginas subsiguientes son para información detallada. A medida que finalizo el trabajo, tacho todas las páginas del índice y arranco las páginas que ya no son relevantes (por eso las páginas perforadas son necesarias). La cinta de opciones se utiliza para marcar la página de tareas pendientes para que pueda abrir rápidamente el libro donde lo dejó (por lo general, también recorte un bolígrafo en la página a la que le agrego notas si cierro el libro).

Al terminar los elementos de la tarea, los tacho y arranco las páginas relacionadas.

Nota: Se necesita un poco de práctica para acostumbrarse a aislar las tareas por los límites de la página, pero mentalmente se adquiere el hábito de separar las tareas en un límite finito. Es importante desarrollar esta capacidad porque, si no puedes concentrarte en una cosa a la vez, tu cerebro perderá mucho tiempo cambiando innecesariamente los contextos entre diferentes tareas.

Cuando comienza el siguiente ciclo, creo una tarea nueva. Repasaré rápidamente todos los puntos anteriores para volver a evaluar si los elementos no finalizados siguen siendo relevantes. Si lo son, los copio a la nueva tarea. De lo contrario, localizo las páginas relacionadas y las arranco (para eliminarlas o guardarlas en un libro diferente para más adelante).

La idea aquí es, eliminar todo lo que no necesita saber ahora (en el ciclo actual). Mantenga la tarea corta y simple (una línea) pero no sacrifique la capacidad de mantener notas más detalladas.

Lo interesante es que, si esperas una o dos semanas para ver los artículos que sacaste del libro para más adelante; a menudo encontrará que ya no son relevantes (y están listos para la basura).

Si no eres diligente en recortar la pila regularmente, solo se acumula con el tiempo hasta que se vuelve abrumador. Si no lo hace, puede comenzar a sufrir lo que me gusta llamar " Shlemiel el pintor " síndrome en el que gaste tanto tiempo en tareas residuales que nunca llega a las cosas importantes / urgentes.

En cuanto a la gestión de diferentes proyectos al mismo tiempo ... Use un libro para cada proyecto.

Piensa en tu cerebro como una computadora. Si las tareas de cambio fueran como hacer un cambio de contexto (no muy costoso pero que distraiga el trabajo), cambiar los proyectos sería como hacer un intercambio de caché completo (costoso porque tiene que descargar toda la información que está usando actualmente y cargar toda la información relacionada con el otro proyecto.

Uso Toodledo para administrar mis listas. También puedes sincronizarlo con tu teléfono. Está en línea para que pueda acceder a él desde cualquier lugar que tenga un teléfono inteligente o internet.

Para el proceso, recomiendo leer el libro "Cómo hacer las cosas" por David Allen. Le ayudará a aprender a administrar sus tareas de manera efectiva y eficiente.

Cambio entre un bloc de notas en el que escribo las cosas y tasque cuando uso Ubuntu . Me gusta el hecho de que puede asignar prioridad, agregar tantas notas a la tarea como desee y ocultar las tareas completadas.

Hace mucho tiempo leí acerca de dividir tareas en 4 categorías a lo largo de dos ejes: así que tienes importante / no importante; urgente / no urgente.

1. Importante, urgente.
2. Importante, no urgente.
3. No es importante, urgente.
4. No es importante, no es urgente.

Pase la mayor parte de su tiempo haciendo actividades 1 y 2 y el resto se hará cargo de sí mismo.

Para la solución electrónica

Me gusta usar la herramienta de mapas mentales de Freemind (código abierto gratuito)

Es fácil de usar e intuitivo, lo que significa que puedo pasar meses sin usarlo y aún recordar los atajos de teclado:

• insertar - agregar celda
• eliminar - eliminar celda
• espacio: alternar contraer / expandir celda
• Ctrl + B - negrita
• ctrl + X - cortar celda
• ctrl + V - pegar celda
• ctrl + C - copiar celda
• ctrl + K - agregar enlace
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - cambia el color del texto de la celda (tengo algunos favoritos memorizados).

Para la primera capa de celdas, las hago nubes con código de color (ctrl-shift-b, luego cambio el color de la nube con un clic derecho + formato + "color de la nube") para una fácil identificación. Cada nube es una categoría importante. Ex, tendré uno para personal, uno para cada proyecto principal, uno para la escuela, etc ...

Dentro de cada nube, el primer nivel de células es la prioridad:

• Ahora (tareas críticas)
• Mañana (tarea crítica que no necesita resolverse inmediatamente)
• Futuro (tareas no críticas)
• Concepto (buenas ideas sobre las que puedo incidir ocasionalmente durante los descansos)
• Aplazado (tareas que se aplazan indefinidamente a menos que no tenga nada más en lo que trabajar)

Nota: como puede sospechar, las tareas diferidas a menudo se vuelven irrelevantes a largo plazo y pueden recortarse por completo.

Prefiero un mapa mental por tres razones, puedo moverme por la jerarquía muy rápido con solo el teclado, puedo colapsar todo lo que no necesito ver ahora, y es muy fácil mover las cosas de una a la otra. categoría a otra (simple copiar / pegar).

Lo que sea que hagas no usa un programa que use notificaciones emergentes. De lo contrario, comenzarás a sufrir lo que yo llamo "twitterbrain", donde te adaptas a que te interrumpan constantemente todo el tiempo que subconscientemente comienzas a anticiparlo (lo que te impide poder entrar en tu 'flujo' regular). Si sí usa las notificaciones, establece un intervalo que esperas que no interrumpa tu trabajo (como todos los días en el almuerzo).

Veo a tantos bloggers y (así llamados) periodistas que se quejan de que '¡Internet es el culpable de su Déficit de Atención!'; porque ya no son capaces de sentarse a leer un libro durante más de 10 minutos. Lo que no tienen en cuenta es que llevan consigo dispositivos electrónicos que tienen una capacidad no anunciada para interrumpirlos 24/7/365 con anuncios arbitrarios.

Windows también funciona con ventanas que roban el foco (como notificaciones de actualización de virus). No tenía idea de cuánto me molestaba esto hasta que empecé a usar Linux Mint como mi sistema operativo principal (que sigue estrictas pautas de interfaz de usuario que no lo permiten). Robar la atención es cruel, es como tener un empleado de oficina que toca tu hombro cada 15 minutos para contarte la última broma de Chuck Norris.

/ rant

Nota: sigo usando Windows para el desarrollo pero solo una instalación mínima sin antivirus / cortafuegos (bloqueo las cosas malas en el enrutador y evito las páginas sospechosas) para reducir la cantidad de programas que les gusta robar enfoque.

Actualizar:

Acabo de echar un vistazo a tasque porque nunca lo he usado antes y las clases de priorización son sorprendentemente similares a las que uso (Nota: nunca antes he usado una aplicación de lista de tareas pendientes con priorización) . Resulta que no soy muy inteligente / original después de todo :). Realmente nunca encontré que las clases de prioridad alta / media / baja arbitrarias funcionen bien porque no están vinculadas a un valor del mundo real. Mentalmente, la clase de prioridad "Alta" puede pasar de "hoy" a "esta semana" con bastante facilidad. Mis prioridades tienden a desviarse cuando comienzo a dilatar. Usando grabados valiosos del mundo real la línea de tiempo en piedra. Maldita sea la relatividad.

Disfruto usando Google Calender ... pero si tiene información confidencial, no la publicaría allí. Mientras tengas el hábito de mirarlo regularmente, puede ser muy útil. Junto con la parte del calendario, puede hacer una lista de las tareas que necesita realizar y me imagino que podría hacer algunas prioridades bastante decentes allí, aunque no he usado esa parte para más de unas pocas tareas a la vez ...     

La mayoría de los desarrolladores están en su escritorio / computadora / computadora portátil la mayor parte del tiempo, por lo que cualquier aplicación que facilite el ingreso de notas con un sistema de recordatorio (mensaje emergente, mensaje de texto) debería funcionar. Si era un vendedor de servicios móviles o necesitaba revisar las tareas no programadas (recoger leche), algo mejor para un teléfono inteligente podría ser mejor. Los enlaces a documentos y carpetas de archivos le ayudan si tiene documentación de proyectos periféricos.

Tienes que usarlo y confiar en él. En el trabajo, uso Outlook. Si alguien me atrapa en la sala de café y tiene una inquietud / solicitud, les pido que me envíen un correo electrónico o me envíen una tarea (depende de dónde se encuentren en la empresa).

Lucho con las reuniones porque nunca tiene una computadora disponible en una sala de conferencias. Luego, traiga un bloc de papel, ingrese todas las notas y haga recordatorios cuando regrese a la computadora. Afortunadamente, puedo pasar semanas sin una reunión.

Lo juro por org-mode de Emacs. Ha sido un salvavidas total para administrar todas mis tareas de trabajo e información. Por supuesto, ya debes haber comprado en Emacs.

He utilizado varios métodos, a veces métodos múltiples (duplicados): calendarios electrónicos especializados y listas de tareas, blocs de notas, pizarras blancas, notas adhesivas y probablemente más. Cada uno tenía ciertos beneficios y dificultades. Recientemente redescubrí el kanban personal, y parece que tiene un buen potencial al combinar algunos de los mejores aspectos de varios métodos.

Esencialmente, el kanban personal utiliza:

• una pizarra como superficie que tratas como organizador. La organización de la superficie es similar al método de proyectos de backlog / sprint, pero a nivel personal con tareas personales intercaladas.
• los pintores pegan o marcan las líneas que dividen la superficie en tres columnas (una pila de todos a la izquierda; la lista de tareas activas en el centro, que respeta lo que razonablemente espera intentar y completar en el día; y la lista de finalización a la derecha).
• notas adhesivas, preferiblemente de varios colores para indicar el tipo de tarea. Use un color para tareas personales, otro para tareas de proyectos técnicos, uno para actividades de trabajo que no sean de proyecto, como reuniones divisionales o revisiones, posiblemente un color para reuniones de clientes; sin embargo, 'etiquetar' cada nota adhesiva del mismo color de papel con una franja o borde marcador de color o cualquier esquema que desee, puede ser tan efectivo como el papel de diferentes colores.

Hay numerosas publicaciones en el blog y videos / webcasts que hacen un trabajo mucho mejor para explicar la motivación general y la mecánica a través de las redes, si quieres algo más en profundidad. Me gusta porque ofrece algo físico, es fácil de operar, cualquier persona que ingrese a su área puede tener una idea de lo ocupado que está o cuál es su enfoque para el día, y puede capturar y desarrollar cada tarea tanto o más. tan poco como sea necesario.

Eche un vistazo a ToDoList en Codeproject. Tiene muchas características interesantes, es gratis y aún se está desarrollando activamente.

Tengo una instancia de JIRA configurada en mi propia VPN (cuenta básica de linode.com), Atlassian la vende por 10 $ para empresas de nueva creación (o puedes usar el controlador de errores que quieras). Esta no es una herramienta de mapas mentales, así que uso etiquetas para mantener las dependencias entre tareas. También permite crear tipos de tareas personalizados más allá de los básicos (error / característica). Permite establecer prioridades, fechas de vencimiento y agregar algunos metadatos (como fotos de documentos para corregir).

Así que me pregunto por qué no usar un rastreador de errores?