Cómo mejorar mi comunicación por correo electrónico

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Paráfrasis de un correo electrónico que envié a un colega

  

Noté un problema con el Sistema A. I   Han determinado que no es causada.   por X. sospecho que está siendo   causado por Y. (ya que usted está a cargo   de Y) ¿Puedes por favor echar un vistazo a   ¿Qué?

(La parte entre paréntesis no se incluyó en mi correo electrónico porque este colega sabe muy bien que él está a cargo de Y ... debe entenderse por eso le estaba enviando el correo electrónico)

Me encontré con el colega medio día después y le dije: "¿Ya viste el problema con el Sistema A?" y él responde: "Oh, sí, recibí tu correo electrónico sobre la falla del Sistema A, pero asumí que probablemente fue causado por X, así que estaba esperando que lo comprobaras".

Obviamente mi mensaje no fue comunicado. Este es un resultado demasiado común de los correos electrónicos que envío y es muy desalentador ... aún, no sé cómo podría hacer que mis correos electrónicos sean más claros. Siempre son tan breves, claros y al punto como puedo hacerlos. ¿Alguna sugerencia? Tal vez haya algo inherente en el medio de correo electrónico que no sea efectivo para este tipo de comunicaciones.

    
pregunta JoelFan 12.01.2011 - 18:44

5 respuestas

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Puede intentar reordenarlo para que les diga lo que quiere al principio del correo electrónico.

  

Noté un problema con el Sistema A que   Me gustaría que lo mires. yo tengo   Ya miré a X y decidí   Esa no es la causa. Puede ser   causada por Y, por lo que necesito tu   asistencia. Este problema se mantiene tan   &erio; Así que a partir de hacer su trabajo, así que si   Podría mirar a Y lo antes posible   Convencer, realmente lo apreciaría   it.

     

¡Gracias!

Podrías probar algo así.

Además, la línea de asunto es incluso más importante que el cuerpo a veces. Para este correo electrónico, haría que el asunto dijera:

  

Asunto: tiene un problema con el Sistema A, verifique Y

    
respondido por el Jesse McCulloch 12.01.2011 - 18:52
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No debería ser un correo electrónico.

Debería ir a tu sistema de seguimiento:

  • La entrada del caso es el informe de fallas.
  • Inicialmente asignado a ti y con la primera respuesta, debes tener en cuenta que no es una consecuencia de X porque has verificado (con cualquier información adicional que respalde esta conclusión).
  • Luego se asigna a tu colega con una nota que sospechas que podría ser Y

En este punto, debería estar bastante claro que es su problema ...

Editar:

En realidad, esto es, en algunos aspectos, una mala respuesta a la pregunta porque no lo hace, pero el punto que señala es válido, es decir, que solo enviar un correo electrónico sin (para citar el término de venta) un "llamado a la acción" específico "es decir, algo que deja en claro que ahora es un problema para los destinatarios".

En el caso de un correo electrónico, podría comenzar con algo como "Podría ver el siguiente problema ...", pero es mejor marcarlo como una tarea por encima del texto del mensaje.

    
respondido por el Murph 12.01.2011 - 20:35
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No tomes esta perorata personalmente, también soy culpable.

Esto es lo que odio sobre el uso del correo electrónico. Debe enviarse como Tarea / Todo, como lo llame su sistema de correo electrónico. Con fecha de vencimiento. Tal vez haya algún problema cultural de la empresa sobre el envío de una tarea, ya que no parece ser una buena solicitud, sino más bien una orden. Ese no debería ser el caso porque el receptor puede rechazar la solicitud (lo que hubiera sido un punto a favor en su caso) y establecer un tiempo diferente.

Las convocatorias de reunión son un elemento del calendario. Esto es especialmente doloroso cuando alguien le pregunta si puede tener una reunión y no le da un marco de tiempo y es una patada en el estómago cuando tiene acceso al calendario de mayo.

Después de 3-4 correos electrónicos de ida y vuelta, es el momento de descolgar el teléfono o al menos conversar. Eso también se aplica a la explicación de 47 párrafos de algo que no tengo necesidad de haber archivado en texto.

Hablando de archivo. ¿Por qué recibo correos electrónicos sobre un cliente que solo ingresa a 'mi' Bandeja de entrada? Cuando me vaya de la empresa, alguien puede querer esto y no van a recibir mi bandeja de entrada. Podría reenviarlo a la persona que 'puede' hacerse cargo de mi cuenta cuando me haya ido. Así que ahora tengo que copiar el correo electrónico en algún sistema de documentos o ser como todos los demás y tener 50 carpetas en un correo electrónico para cada cliente y arrastrarlo allí. Y cuando me haya ido, un pobre tonto tiene que revisar todas esas carpetas y seguir recibiendo el correo no deseado enviado a mi antigua dirección de correo electrónico (Honestamente, no fui a ese sitio de pornografía).

Cuando un correo electrónico de [email protected], debe ir a algún lugar central para que cualquier persona que necesite acceder a él ahora o en el futuro pueda obtenerlo. Si es directo a MyBigBoss, entonces tal vez no. Pero debe tener la capacidad de enrutar correos electrónicos importantes de clientes y socios comerciales.

Las aplicaciones de Wiki y SharePoint y el mercado vertical que incorporan la administración de contactg son agradables, pero no manejan el correo electrónico. Alguien tiene que limpiar este desastre hasta que nos deshagamos de él.

Lo sentimos, la respuesta a tu pregunta está en alguna parte. Al igual que nuestro sistema de correo electrónico.

Tiene que haber una mejor manera y seguro que no es Twitter.

    
respondido por el JeffO 12.01.2011 - 19:10
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  • Mantenga su mensaje corto y conciso.
  • Favorecer las listas con viñetas sobre la prosa de estilo de párrafo.
  • Conozca a sus destinatarios (es decir, evite la jerga técnica al hablar con no programadores).
  • Usa el correo electrónico con moderación.
    • Si te comunicas en exceso, la gente te desconectará.
respondido por el Jim G. 12.01.2011 - 22:01
2

El manejo de su ejemplo específico a través de su mecanismo de seguimiento de errores de elección es, como otros han dicho, probablemente la mejor solución. Dicho esto, su pregunta más amplia sobre la comunicación por correo electrónico merece un análisis más detallado.

  • Dado que sus correos electrónicos son tan claros como usted afirma (y no tengo ninguna razón para dudar de que se basen en su pregunta muy claramente expresada aquí)
  • Y dado que las personas reconocen haber recibido y leído dichos correos electrónicos
  • Y dado que esto no es una ocurrencia aislada o rara
  • Entonces dudo que el problema sea la claridad de sus correos electrónicos.

Parece que sospechas tanto cuando preguntas "¿Tal vez haya algo inherente en el medio de correo electrónico que no sea efectivo para este tipo de comunicaciones?" Pero dudo que tengas éxito en cualquier otro medio. Sospecho que la fuente de su frustración es más probable que se base en su relación con su equipo.

Me parece que la gente de tu equipo no te está tomando en serio y ese es un problema más amplio que el que se puede abordar con un cambio de medio o estilo de comunicación. Si desea que su comunicación se tome en serio, entonces necesita conocer las razones por las que no se lo toma en serio y remediarlo. Hay muchos factores posibles que pueden estar en el corazón de esta falta de respeto (eres nuevo o joven, o culturalmente diferente, o no hemos probado, o has estado equivocado en el pasado) y cada uno indicaría un enfoque diferente a remediación. Y los diferentes equipos responden de manera diferente a los diferentes tipos de personalidad. Así que, sin saber más detalles, dudo en dar consejos sobre cómo avanzar desde aquí.

Si se tratara de una película de la prisión, te sugiero que encuentres al hombre más grande del equipo y te lo lances. Conseguir el respeto de un equipo de programadores puede ser más difícil (aunque en general hay menos posibilidades de terminar en el hospital).

    
respondido por el Jacob Proffitt 12.01.2011 - 22:58

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