Gestión efectiva de la información a nivel personal [cerrado]

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¿Ha tenido problemas para administrar la información y ha encontrado formas de administrar la información de manera efectiva? Cuando digo "administrar", estoy hablando de almacenar, agrupar, etiquetar, priorizar, buscar, compartir, etc. Cuando digo información, estoy hablando de enlaces a sitios web, feeds, videos, correos electrónicos, documentos, sus pensamientos, tareas, citas, etc.

Es realmente difícil dar mejor contexto a esta pregunta sin escribir un monólogo largo (y posiblemente aburrido), pero permítanme aclarar un poco. No estoy preguntando acerca de la sobrecarga de información necesariamente (lo que se solicitó recientemente), o cómo escribir software o bases de datos para administrar información (el software ya existe). Y cuando digo "personal" no estoy hablando de tu vida amorosa; Estoy hablando de las formas en que usted personalmente administra la información en relación con su trabajo. Esta pregunta podría ser más adecuada para consultores independientes o empleados que tienen que hacer malabares y administrar muchas tareas e información en su trabajo.

Me gustaría saber acerca de cualquier herramienta o "método" que considere efectivo o revolucionario cuando se trata de administrar información.

    
pregunta HK1 31.03.2011 - 15:00

2 respuestas

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Esto es lo que funciona para mí y la filosofía que lo sustenta.

Si ha realizado algún tipo de programación orientada a datos, probablemente haya tenido la conversación acerca de si agrega con más frecuencia elementos a la tienda o busca cosas en la tienda. Ese conocimiento le permite elegir entre los algoritmos de búsqueda y visualización de adición rápida pero de búsqueda lenta y de visualización lenta. Te diré que (al contrario de lo que tendemos a creer) miras esas cosas a MANO con menos frecuencia que las guardas. Te encuentras con blogs, videos, artículos y cosas todos los días, constantemente, y sientes "Sé que voy a necesitar esto algún día" y sientes la necesidad de marcarlo o guardarlo de alguna manera para cuando llegue ese día. Mi sabiduría es que rara vez llega el día. Y lo que es más, cuando lo hace, ¡la cosa sigue en Internet! Puedes encontrarlo de nuevo. Aprender sobre personas y sitios en los que puede confiar será suficiente.

Para las cosas que no se encuentran en Internet: mi lista de tareas pendientes, el procedimiento de instalación para alguna cosa del cliente que no hago a menudo (como hacer que su VPN funcione, algo con lo que estoy lidiando este mes a medida que avanzo a una nueva computadora portátil), notas de una reunión de requisitos: mi controlador número uno es el "tiempo de herramienta" y la velocidad de adición mínimos. Eso significa que los archivos .txt (el bloc de notas se inicia más rápido de lo que sea) o los archivos .docx si quisiera pegar algunas capturas de pantalla, usar negrita y cursiva, o tener enlaces para hacer clic. Guardo las cosas en carpetas: una por proyecto (y si tengo un cliente con muchos proyectos, c: \ working \ Microsoft \ TechEd \ 2010 \ Europe \ C ++ puede suceder totalmente, o simplemente c: \ working \ ClientName si hemos solo he hecho una cosa por ellos), más una llamada "planificación". Con mis archivos o notas simples están las cosas reales que estoy haciendo: los documentos, el código, los videos, etc., probablemente se agrupan en más carpetas.

Claro, estos documentos simples sin enlaces entre ellos o entre los elementos dentro de ellos, sin etiquetas, etc. no son tan fáciles de buscar como lo sería el uso de Lotus Notes, pero las búsquedas de Windows 7 no son malas en absoluto, y lo más importante No tengo "tiempo de herramienta" para configurar las cosas. (Además, los jumplists de la barra de tareas de Windows 7 facilitan el acceso a carpetas o archivos de uso común sin tener que explorarlos o recordar la ruta). Es fácil compartir con otras personas sin que ellos también necesiten mis herramientas: todos pueden leer un archivo de texto y hay lectores de Word gratuitos generalmente disponibles. Cortar un pedazo de él (aquí están mis tareas pendientes para la próxima semana) es fácil y puedo pegar en IM, correo electrónico, etc. sin problemas.

Ejemplos específicos: un todo.txt con una línea por tarea, todo sangrado en un espacio excepto las fechas, todo hecho a mano, por lo que no estoy limitado a lo que la herramienta cree que es un fin de semana. Debido a que es de forma totalmente gratuita, puedo hacer este tipo de cosas:

thursday mar 31st:
 run through project board with b and j
 did we pay for CSA or just a deposit? is there more we need to do?
 reply re tech ed plane tickets
[snip]
weekend apr 2nd/3rd:  
  go through seed catalog and make an order
[snip]

thurs apr 6th-wed apr 21st (in europe):

thurs apr 22nd:

Pongo una x en el margen cuando se hacen las cosas, lo que significa que la parte superior del archivo es un historial reciente sobre cuándo ordené o cancelé algo o lo que sea. De vez en cuando borro la parte superior. Cuando se me ocurre que es necesario hacer algo, lo pongo el día en que lo haré. Seguro que hay herramientas para hacer estas cosas de forma automática, pero tienes que enseñarles cuándo son los días festivos o simplemente poner todo el sábado a pesar de que vas a hacer algo el lunes festivo. Ninguna herramienta significa que no hay restricciones.

Otro ejemplo específico - stufftoblog.txt. Pego enlaces allí para todos esos videos, anuncios, tutoriales y ejemplos que me he encontrado. Luego, después de haberlos publicado en el blog, puedo eliminar la línea del archivo y, si alguna vez volviera a necesitar ese enlace, puedo buscar en mi propio blog, que es incluso más rápido que buscar en Internet en su conjunto.

Tercer (y final, sé que esta es una respuesta larga) ejemplo - callwithBillMar31.docx - así es como manejo llamadas telefónicas y reuniones en vivo. Estoy escribiendo durante la llamada, pegando en las capturas de pantalla de la reunión en vivo, si alguien menciona una URL o habla sobre cómo funciona algo en el proyecto actual, generalmente lo menciono y lo pego en una captura de pantalla de eso también. Todo está capturado y, por lo general, no es necesario reescribirlo o masajearlo después de la reunión o llamada. Ahorra tiempo.

Dos excepciones a esto y ambas son enormes. El primero es el correo electrónico. Tengo carpetas en Outlook, la búsqueda de 2010 es buena y, a menudo, busco las instrucciones de VPN o lo que sea en mi Outlook. Si recibí algo a través del correo electrónico es como estar en Internet, no siento la necesidad de reproducirlo en mi disco duro. El segundo es TFS. Los elementos de trabajo, los historiales de cambios y los documentos de requisitos más formales que se publicaron y aprobaron en realidad están allí. De lo que estoy hablando con mi tiempo mínimo de herramientas es la marea de documentos personales que son solo para mí y, a menudo, solo para los próximos días, semanas o meses.

    
respondido por el Kate Gregory 31.03.2011 - 15:42
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Trabajando en un entorno corp que usa Exchange, encontré que MS OneNote es el lugar perfecto para almacenar todos los tidbits para varios proyectos. En casa, Evernote se ha convertido en un segundo cerebro por la misma razón.

    
respondido por el etechpartner 02.04.2011 - 04:31

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